Die Arbeitgeber und selbständigen Unternehmer sind gesetzlich verpflichtet (§106 (1) SGB IV), jede grenzüberschreitende Tätigkeit beim zuständigen Versicherer (zuständige Krankenkasse oder zuständiger Träger der Deutschen Rentenversicherung, oder bei der zuständigen beruflichen Versorgungseinrichtung) anzuzeigen. Die darauffolgende A1-Bescheinigung dient als Nachweis über den Versicherungsschutz in Deutschland und sollte mitgeführt werden, um vor einer Doppelversicherung zu schützen.

Eine A1-Bescheinigung benötigen nicht nur Handwerker oder Berufskraftfahrer, diese Pflicht schließt jeden Angestellten/selbständigen Unternehmer ein, der vorübergehend in einer eigenen Niederlassung im Ausland oder bei Kunden arbeitet. Darüber hinaus muss bereits für jedes Gespräch mit einem Auftraggeber in dessen Heimatland die A1-Bescheinigung vorhanden sein. Jeder Messebesuch, sei es als Aussteller oder Gast, ist hier mit eingeschlossen. Tatsächlich wäre eine A1-Bescheinigung schon für einen kurzen Abstecher über die Grenze nach Polen, Luxemburg oder Österreich erforderlich, bei dem ein Firmenwagen günstig betankt wird, da es sich auch hierbei um eine mit dem Betrieb verbundene Aktivität handelt (Kurzzeitentsendungen).

Die Länder Frankreich und Österreich kontrollieren bereits verstärkt, ob Ausländer eine Entsendungserklärung beziehungsweise A1-Bescheinigung vorweisen können. Oftmals lassen sich Prüfer am Flughafen die A1-Bescheinigung zeigen und blättern an den Hotelrezeptionen in Gästelisten, um gezielt Geschäftsreisende identifizieren zu können. Liegt eine A1-Bescheinigung nicht vor, drohen

– Verhinderungen beim Betreten des Arbeitsplatz (z.B. Verweigerung des Zutritts zum Firmengelände),
– Verwarnungsstrafen für den Arbeitgeber und/oder Arbeitnehmer (z.B. in Frankreich, Österreich, Griechenland, Kroatien) bis zu EUR 10.000,00 pro Fall,
– Zahlungspflichten für (zusätzliche) Versicherungsbeiträge nach den Vorschriften des Gaststaates
– Differenzen zwischen den in- und ausländischen Versicherungsträgern über die Leistungspflicht nach Eintreten eines Schadenfalles (z.B. bei Arbeitsunfällen).

Seit Januar 2019 ist die A1-Bescheinigung verpflichtend elektronisch zu beantragen. Daher wird künftig zwingend der Bereich Lohn- und Gehalt das maschinelle Verfahren zur Beantragung der A1-Bescheinigung übernehmen. Soll diese Aufgabe in einer anderen Abteilung bleiben, sind umgehend eventuell passende Schnittstellen zu schaffen, damit Antragsdaten und zurückgemeldete A1-Bescheinigung zwischen Lohn- und Gehaltsabrechnung und den Verantwortlichen für die Planung und Genehmigung von Dienstreisen oder Auslandseinsätzen ausgetauscht werden können. In Ausnahmefällen werden laut den Spitzenorganisationen der Sozialversicherung noch bis zum 30. Juni 2019 papiergebundene Anträge angenommen. Selbstständige müssen weiterhin die Papierversion nutzen.

Vorreitende Unternehmen, die bereits stark beeinträchtigt werden und den erheblichen Arbeitsaufwand sowie die Einschränkungen spüren, kämpfen für die Entbürokratisierung für kurzzeitige Dienstreisen (bis zu vier Wochen). Bis die bestehenden Regelungen ggf. angepasst werden, unterstützen wir Sie bei der Beantragung der elektronischen A1-Bescheinigung oder bei organisatorischen Veränderungen. Planen Sie eine Auslandsreise, melden Sie sich bitte frühzeitig ggf. können wir die Beantragung aber auch kurzfristig leisten.