Aktuelle Anforderungen an Kassen ab dem 01.01.2017

Die Bundesregierung hat am 13.07.2016 den Entwurf eines Gesetzes zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen beschlossen. Aufgrund der Übergangsregelung in §30 dieses Entwurfes, entsteht der Eindruck, dass die alten Kassen noch bis zum 31.12.2019 genutzt werden können und erst ab dem 01.01.2020 die neuen, vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifizierten, elektronischen Registrierkassen eingesetzt werden müssen.

Dieser Eindruck ist jedoch falsch, denn diese Annahme wird weder durch die aktuell geltenden Regelungen, noch durch den Regierungsentwurf untermauert.

Mit dem BMF-Schreiben vom 26.11.2010 zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften, müssen Geschäftsvorfälle einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichnet werden (unberührt vom GoBD). Dies gilt, wenn die Geschäftsvorfälle mit Hilfe von Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktionen oder Taxametern aufgezeichnet werden. Die Aufzeichnungen müssen unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem Datenträger gespeichert werden. Für jede Kasse, jedes Kassen- oder Kassenähnliche System müssen die Grundaufzeichnungen getrennt geführt und aufbewahrt werden.

Härtefallregelung: Kassen ohne Einzelaufzeichnungsmöglichkeit, ohne Speichermöglichkeit und ohne Datenexportschnittstelle, die baubedingt den Anforderungen aus dem BMF-Schreiben vom 26.11.2010 nicht, oder nur teilweise genügen, müssen bis zum 31.12.2016 durch entsprechende Modelle ausgetauscht werden.

Bisher reichte es aus, wenn die Kassen den Anforderungen des vorangegangenen BMF-Schreibens (vom 09.01.1996) genügten. Diese Frist läuft jedoch am 31.12.2016 aus und wird auch durch den aktuellen Gesetzesentwurf nicht verlängert!

Ab dem 01.01.2017 dürfen also nur noch elektronische Registrierkassen genutzt werden, die den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26.11.2010 entsprechen.

Werden die alten Kassen ab dem 01.01.2017 weiterhin in der Praxis genutzt, liegt eine nicht verwaltungskonforme Kassenführung vor, was im Rahmen von Betriebsprüfungen der Finanzverwaltung zu Zuschätzungen führen kann.