Steuerthemen

GmbH oder UG online gründen – Digitalisierung im Gesellschaftsrecht

Bundestag und Bundesrat beschließen mit dem Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG) vom Juli 2021 eine Neuheit im Wege des digitalen Notarverfahrens.

Mittels eines Onlineverfahrens soll es ab dem 01.08.2022 erstmals natürlichen und juristischen Personen möglich sein eine GmbH zu gründen, ohne vorher persönlich bei einem Notar vorstellig zu werden. Bisher erforderte dies die Anwesenheit der Gründer (oder deren bevollmächtigte Vertreter) vor einem Notar. Dieses Verfahren kann zukünftig durch eine Videokonferenz mit dem Notar ersetzt werden. Möglich ist auch eine Kombination aus Video- und Präsenzverfahren. Dazu benötigt man lediglich einen funktionstüchtigen Laptop oder PC mit Kamera und Mikrofon sowie eine stabile Internetverbindung.

Voraussetzungen
Um künftig die Möglichkeit zu bieten die Leistungen des Notars in Anspruch zu nehmen, wird bis zum 1. August 2022 von der Bundesnotarkammer ein Videokommunikationssystem eingerichtet. Dies ermöglicht die Kommunikation mit dem Notar in Echtzeit. Gleichzeitig können Dokumente und Vertragsentwürfe digital übermittelt werden.

Anstelle einer notariell beglaubigten Urkunde in Papierform gibt es eine elektronische notarielle Niederschrift. Auch die Unterschriften der Beteiligten, sowie der Eintrag ins Handelsregister können künftig auf elektronischem Wege erfolgen.

Zwei Schritte sind Voraussetzung für die Nutzung des Video-Kommunikationssystems:
1. Identifizierung mittels elektronischem Identitätszertifikat (Personalausweis mit eID-Funktion)
2. Auslesen des Fotos (mittels kostenloser App) vom NFC-fähigen Personalausweis oder Reisepass-Chip, zum Vergleich mit dem Aussehen der betroffenen  Personen

Ausnahmen
Die Nutzung des digitalen Notarverfahrens ist auf Bürger der EU-Mitgliedstaaten beschränkt. Das DiRUG bietet auch künftig keine Online-Verfahrensidentifizierung von Personen aus Drittstaaten an. Zudem beschränkt sich das Online-Verfahren neben der Bargründung einer GmbH oder UG auf die Bestätigung von Eintragungen in das Handelsregister der Gesellschaft (GmbH/UG, AG, KGaA). Gründungen von Aktiengesellschaften und Körperschaften sind von der Neuerung noch ausgeschlossen. Darüber hinaus gilt das Online-Verfahren nicht für die Beglaubigung anderer Erklärungen, z. B. Änderung der Vereinsbedingungen oder dem Verkauf von GmbH-Anteilen.

Fazit
Das neu eingeführte Online-Verfahren bedeutet einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung des Gesellschaftsrechts. Ob es in der Praxis jedoch wesentlich zur erwarteten Beschleunigung des Gründungsverfahrens beträgt, bleibt abzuwarten. Insbesondere für den Fall, dass es sich um eine im Ausland ansässige Personen handelt, sind auch weiterhin Originaldokumente in Papierform notwendig, welche dem Notar vorgelegt werden müssen. Zudem kann der Online-Prozess, eine oft mit der Kontoeröffnung oder der Abstimmung mit einer Bank verbundenen Verzögerung nicht eliminieren.

Wollen Sie eine GmbH oder UG steueroptimiert gründen, sprechen Sie uns gerne an.