Der Abzug von angemessenen Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgabe erfordert vom Steuerpflichtigen einen schriftlichen Nachweis über Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen. Die schriftlichen Angaben müssen zeitnah gemacht werden. Der sogenannte Bewirtungsbeleg/Eigenbeleg ist vom Steuerpflichtigen zu unterschreiben und der Rechnung beizufügen. Das BMF hat im Schreiben vom 30.06.2021 aktuell folgende Punkte zusammengeführt:

Inhalt der Bewirtungsrechnung:

• Die Rechnung muss den vollständigen Namen und vollständige Anschrift des Bewirtungsbetriebes enthalten. Dies gilt auch bei Kleinbetragsrechnungen (deren Gesamtbetrag EUR 250,- nicht übersteigt).
• Die Rechnung muss die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens enthalten. Dies gilt nicht bei Kleinbetragsrechnungen.
• Die Rechnung muss unabhängig vom Betrag das Ausstellungsdatum enthalten.
• Bei Rechnungen über EUR 250,- muss die Rechnung eine Rechnungsnummer enthalten.
• Die Rechnung muss die Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung enthalten. Buchstaben, Zahlen oder Symbole genügen für den Betriebsausgabenabzug nicht. Bewirtungsleistungen sind im Einzelnen zu bezeichnen, Bezeichnungen wie „Menü1“ oder „Tagesgericht 2“ sind jedoch nicht zu beanstanden.
• Das Leistungsdatum (Tag der Bewirtung) muss angegeben sein. Ein Verweis auf das Ausstellungsdatum z.B. in der Form „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ ist ausreichend. Handschriftliche Ergänzungen oder Stempel reichen nicht aus.
• Die Rechnung muss den Rechnungsbetrag enthalten. Ein zusätzlich gewährtes Trinkgeld kann durch die maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Rechnung zusätzlich ausgewiesen werden. Wird das Trinkgeld in der Rechnung nicht ausgewiesen, unterliegt der Nachweis beim Steuerpflichtigen. Als Nachweis reicht die Unterschrift des Empfängers auf der Rechnung.
• Die Rechnung muss den Namen des zu bewirtenden Steuerpflichtigen enthalten. Dieser kann auch handschriftlich auf dem Beleg festgehalten werden.

Erstellung der Bewirtungsrechnung:

• Verfügt der Bewirtungsbetrieb über ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion, werden für den Betriebsausgabenabzug nur maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mit Hilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesicherte Rechnungen anerkannt. Der Bewirtungsbetrieb ist in solchen Fällen verpflichtet, mit dem elektronischen Aufzeichnungssystem Belege zu erstellen. Rechnungen in anderer Form, z. B. handschriftlich sind vollständig vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen.
• Fällt TSE aus, muss auf einem maschinell erstellen Beleg klar erkennbar sein, dass es sich um einen Ausfall handelt, z. B. durch eine fehlende Transaktionsnummer. Dann ist die Betriebsausgabe zulässig.
• Werden für Gäste eines Unternehmens Verzehrgutscheine ausgegeben, gegen deren Vorlage die Besucher auf Rechnung des Unternehmens in einem Bewirtungsbetrieb bewirtet werden, reicht für den Betriebsausgabenabzug die Vorlage der Abrechnung über die Verzehrgutscheine aus.

Digitale oder digitalisierte Bewirtungsrechnungen und –belege:

• Der Eigenbeleg wird vom Steuerpflichtigen digital erstellt oder digitalisiert. Die erforderliche Autorisierung ist durch den Steuerpflichtigen durch eine elektronische Unterschrift oder eine elektronische Genehmigung der entsprechenden Angaben zu gewährleisten.
• Die Rechnung über die Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb kann dem Steuerpflichtigen in digitaler Form übermittelt werden. Eine Rechnung in Papierform kann vom Steuerpflichtigen digitalisiert werden.
• Ein digitaler Eigenbeleg muss mit der digitalen Bewirtungsrechnung zusammengefügt werden oder durch einen Hinweis verbunden werden.

Bewirtungen im Ausland:

• Die Anforderungen unterscheiden nicht, ob die Bewirtungen im Inland oder Ausland stattgefunden haben. Wird jedoch glaubhaft gemacht, dass eine detaillierte, maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Rechnung nicht zu erhalten war, genügt in Ausnahmefällen die ausländische Rechnung, auch wenn sie diesen Anforderungen nicht voll entspricht. Liegt im Ausnahmefall nur eine handschriftlich erstellte ausländische Rechnung vor, hat der Steuerpflichtige glaubhaft zu machen, dass im jeweiligen ausländischen Staat keine Verpflichtung zur Erstellung maschineller Belege besteht.

  Wir bitten Sie die o. a. Hinweise unbedingt bei Ihren Bewirtungsbelegen zu beachten!
  Bei Fragen sprechen Sie uns bitte an.